Закупки

Товары

В HansaWorld Enterprise есть два регистра, позволяющих хранить всю информацию по товарам: регистр “Товары” содержит записи по стоимости и цене продажи всех товаров. Регистр “Товары поставщиков” содержит все записи по товарам, которые Вы приобретаете у Ваших поставщиков. Данные последнего регистра используются в следующих целях:

• Для указания поставщика по умолчанию и обычной цены закупки (в т.ч. в валюте) при запуске автоматической процедуры формирования заказов поставщикам.
• Для конвертирования единиц измерения, в случае, если поставщик использует единицы измерения, отличные от Ваших.
• Для определения оптимального количества покупок при заказе.
• Для ввода данных и документов, использующих код поставщика вместо внутреннего кода товара.
• Для хранения информации о производителе и стране производителя для отчетности.

Заказы поставщикам

Также, как и с другими функциями HansaWorld Enterprise, вы имеете возможность выбрать существующий заказ поставщику и скопировать содержащуюся там информацию в новый бланк заказа. Эту информацию можно будет отредактировать при необходимости перед сохранением. Заказ поставщику позволит Вам указывать требуемые сроки доставки, а также способ оплаты поставщику. В заказах поставщикам имеется поле, которое отражает даты получения всех товаров и связанных с ними счетов. Формат купленных товаров может быть установлен таким образом, что Вы сможете продавать их в единицах, отличных от тех, в которых Вы закупили товар: например, Вы можете закупать в коробках по 12 штук, продавая в коробках по 3 штуки. Вы также можете ввести новую компанию в поле факторинга, что позволит Вам записывать будущий счет на закупленные товары на компанию, отличную от непосредственного поставщика.

Поступление товаров

Создание записей поступлений товаров не может быть проще - выберите заказы поставщикам, по которым были получены товары и выберите команду “Поступления” из меню “Функция”. Таким образом будет создана соответствующая запись о получении с указанием заказанного количества товара. Для частично полученных товаров, заказ поставщику не отмечается как полученный до тех пор, пока не произойдет поступление всех товаров этого заказа.

Счета-фактуры поставщиков

Счета-фактуры поставщиков. (увеличить)

Создание счетов-фактур поставщикам является очень простым делом, когда заказы поставщикам уже находятся в системе. Выберите заказ поставщику, для которого уже получена счет-фактура и выберите команду “Счет-фактура” в меню “Функция”. Таким образом будет создана новая редактируемая счет-фактура поставщика с информацией из заказа. HansaWorld Enterprise поддерживает скидки, приписанные поставщикам, вводимые напрямую на этапе создания счета-фактуры. Вы можете указать коэффициент скидки для данного поставщика. Кредиты создаются копированием счета-фактуры и изменением условий оплаты на кредит. В HansaWorld Enterprise также имеются различные отчеты и автоматические процедуры для помощи в работе с повторными заказами.

Закупки на основании складских остатков

Минимальное количество товара на складе может быть задано как для товара (если в компании один склад), так и для товара по складу (для компаний с несколькими складами); пользователь может настроить обычное (минимальное) заказываемое количество товара у поставщика.

Система формирует заявки на покупку, где для каждого товара на складе указываются: количество на складе, количество по счетам клиентам, разница между этими двумя показателями, а также невыполненные заказы поставщиков и заявка на нужное количество товара. HansaWorld Enterprise позволяет создавать заказы поставщикам для всех товаров, минимальное количество которых по складу ниже указанного уровня. Если для товара указан более чем один поставщик, то система выберет поставщика, указанного по умолчанию для данного товара.

Закупки на основании текущих продаж

В HansaWorld Enterprise есть возможность создавать пакетные записи заказов поставщикам автоматически из счетов клиентам. Данная процедура позволяет клиентам выбирать любой диапазон счетов (по дате, номеру или типу счета), а также определять, каким образом будет создан заказ поставщику: один заказ на один счет клиенту, или один заказ на каждого поставщика из нескольких счетов клиентам.

Процедура может быть запущена и для одного счета. Детали о клиенте будут автоматически перенесены в заказ поставщику. Пользователь также может указать нужный ему счет склада. В системе используется технология “Точно в срок”, что значит: система будет автоматически создавать заказы поставщикам в зависимости от даты запланированной отгрузки.

Данная процедура может применяться и к созданию записей производства. В системе имеется отчет, дающий пользователю возможность сравнивать фактические заказы на товар с имеющимся на складе количеством, т.е. отчет выдает прогноз по складу, принимая в расчет минимальное количество товара на складе, и выдает предложения по заказу нового товара.

Закупки на основании прогноза продаж

Функционал системы позволяет контролировать процесс заказов товара у поставщиков, с возможностью резервирования текущих складских позиций. Далее Вы можете выставлять счета клиентам и заказы поставщикам, учитывая даты запланированной отгрузки и поступления товаров на склад. С помощью модуля “Заказы поставщикам” также обеспечивается управление складскими запасами, основываясь на информации о текущих остатках и резервированиях.

Вы можете прогнозировать продажи и закупки по каждому товару и складу, со ссылкой на поставщика, у которого Вы заказываете товар. Отчеты модуля “Заказы поставщикам” дают полную информацию о состоянии Ваших заказов на текущий момент. Кроме того, эти отчеты рассчитывают количество товара на складе, прибавляя ожидаемое на складе количество (информация берется из даты запланированного поступления) и вычитая ожидаемые отгрузки (информация берется из даты запланированной отгрузки); на основе этой информации система предлагает Вам необходимое к закупке количество товара. Во всех отчетах имеется функция сквозного просмотра, с помощью которой Вы можете «провалиться» в нужную вам запись и при необходимости внести изменения. Пользователи могут запускать процедуру обслуживания системы для создания пакетных записей заказов поставщикам, на основе предлагаемых системой данных о необходимом количестве товара. Данная процедура может применяться как к выборке товаров, так и к отдельному складу или поставщику.

Тендеры

Если Ваши поставщики принимают участие в тендере, внесите их коммерческие предложения в систему. Система позволит автоматически создать заказ поставщику для выигравшего тендер. В более сложных ситуациях система обеспечивает контроль за работой таким образом, что Вы можете отслеживать получение и отправку документов (например: предварительный квалификационный документ для участия в тендере, предложения цены и контракты). Все документы могут быть сгруппированы по тендерам и привязаны к предложениям по заказам поставщикам.

График заказов

В ERP системе HansaWorld Enterprise есть регистр Договоры с поставщиками, который позволяет вводить полный договор на закупку с графиком планируемых заказов. Заказы поставщикам могут быть выставлены из договоров с поставщиками в любое время и посланы поставщику.

HansaWorld Enterprise контролирует количество товара в договоре и выставленных из него заказов.